Muita empresa escolhe o regime tributário na abertura, com base em uma única informação: “o contador disse que o Simples é mais barato”. Essa frase pode estar certa ou errada, e a diferença só aparece com número. O regime define o imposto que a empresa paga todo mês, as obrigações que ela cumpre e até a forma como o sócio retira dinheiro, então vale tratar a escolha como decisão financeira, não como formalidade.
Os três regimes em poucas linhas
Simples Nacional. Regime unificado para microempresas e empresas de pequeno porte, com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Vários tributos (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, contribuição previdenciária patronal, ICMS e ISS, conforme o anexo) são pagos em uma guia única, o DAS, calculado sobre a receita dos últimos 12 meses e por anexo de atividade.
Lucro Presumido. A Receita presume uma margem de lucro sobre o faturamento, por atividade, e aplica as alíquotas de IRPJ e CSLL sobre essa margem presumida, independentemente do lucro real da empresa. PIS e Cofins são cobrados no modelo cumulativo, e a contribuição previdenciária patronal é paga à parte, sobre a folha.
Lucro Real. O imposto incide sobre o lucro contábil ajustado por adições e exclusões previstas em lei. Exige escrituração completa e, em contrapartida, permite compensar prejuízos e aproveitar créditos de PIS e Cofins no modelo não cumulativo. É obrigatório para algumas empresas, como as que superam o limite de receita do Presumido ou atuam em determinados setores.
Os critérios que realmente decidem
1. Margem de lucro real
No Presumido, o imposto sobre o lucro é calculado sobre uma margem presumida (por exemplo, 32% da receita de serviços), mesmo que a empresa lucre menos. Se a margem real for bem menor que a presumida, o Lucro Real pode custar menos. Se for maior, o Presumido tende a ser mais favorável.
2. Peso da folha de pagamento
No Simples, a contribuição patronal já está dentro do DAS em boa parte dos anexos (III e V entre eles, com exceções como o Anexo IV). No Presumido e no Real, ela é paga separadamente, em geral 20% sobre a folha, mais encargos. Empresa com folha pesada precisa comparar com cuidado.
3. Fator R e o anexo do Simples
Para atividades de serviço sujeitas ao Fator R, a relação entre a folha dos últimos 12 meses e a receita define se a empresa paga pelo Anexo III ou pelo Anexo V. A diferença entre os dois é grande, como o exemplo abaixo mostra.
4. Perfil dos clientes
Se a empresa vende para outras empresas que se creditam de PIS e Cofins, o Lucro Real pode tornar o fornecedor mais atraente. Se vende para consumidor final, esse efeito perde importância. Com a reforma tributária, o crédito do comprador ganha ainda mais peso a partir de 2027, tema tratado em outro artigo deste blog.
5. Despesas que geram crédito
No Lucro Real, parte das compras gera crédito de PIS e Cofins. Empresa com muitos insumos, energia e aluguel tende a ver mais efeito nesse regime do que uma prestadora de serviço com pouca despesa dedutível.
6. Planos de crescimento
Receita perto de R$ 4,8 milhões no Simples, ou perto de R$ 78 milhões no Presumido, exige olhar para frente, não só para o passado. Mudar de regime no meio do caminho sem planejamento costuma sair caro.
Exemplo numérico fictício
Considere uma empresa de serviços, com receita de R$ 100.000 por mês (R$ 1,2 milhão nos últimos 12 meses), ISS de 3%, e comparando só os tributos sobre a receita:
| Regime | Como o imposto é calculado | Carga aproximada sobre a receita |
|---|---|---|
| Simples, Anexo III | Alíquota efetiva de 10,53% (3ª faixa) | 10,53% |
| Simples, Anexo V | Alíquota efetiva de 18,68% (3ª faixa) | 18,68% |
| Lucro Presumido | IRPJ, adicional, CSLL, PIS, Cofins e ISS | 15,53% |
No Presumido, o cálculo trimestral usa receita de R$ 300.000, base presumida de R$ 96.000 (32%), IRPJ de R$ 14.400, adicional de R$ 3.600, CSLL de R$ 8.640, PIS de R$ 1.950, Cofins de R$ 9.000 e ISS de R$ 9.000, somando R$ 46.590, ou 15,53% da receita.
O mesmo faturamento gera cargas muito diferentes: o Anexo III fica abaixo do Presumido, e o Anexo V fica acima. Por isso o Fator R não é detalhe. Além disso, o exemplo não inclui a contribuição patronal sobre a folha, que no Presumido é paga à parte e pode mudar a conclusão.
Atenção: o exemplo é simplificado e fictício. Ele não considera folha, retenções, benefícios municipais, créditos nem a majoração de 10% na presunção que atinge parte da receita acima de R$ 5 milhões por ano no Presumido. A conclusão real exige os números da sua empresa.
Quando o Simples deixa de compensar
- Atividade com Fator R baixo e margem alta, enquadrada no Anexo V.
- Receita próxima do teto, com risco de desenquadramento e perda do tratamento simplificado.
- Clientes que exigem crédito de PIS e Cofins na compra.
- Empresa com muitas despesas dedutíveis e margem real baixa.
Quando o Presumido ou o Real fazem sentido
O Presumido costuma funcionar para empresas com margem real próxima ou maior que a presumida, pouca despesa dedutível e rotina simples. O Lucro Real faz mais sentido para empresas com margem baixa, prejuízo recorrente, alto volume de insumos ou obrigação legal de adotá-lo.
Como fazer a análise na prática
- Reúna os últimos 12 meses de receita, despesas, folha e impostos pagos.
- Calcule a carga efetiva de cada regime com os números reais, mês a mês.
- Projete o ano seguinte, considerando crescimento, contratações e investimentos.
- Verifique o prazo da opção: no Simples, a escolha é feita em janeiro, e a mudança entre Presumido e Real ocorre na primeira apuração do ano.
- Revise a decisão ao menos uma vez por ano.
Quando refazer a comparação entre regimes
A comparação de regimes não é uma decisão de uma vez. Ela deve ser refeita quando a realidade da empresa muda. Os gatilhos mais comuns são:
- Crescimento da receita para perto dos limites do Simples.
- Mudança relevante na margem de lucro, para cima ou para baixo.
- Contratação de funcionários e aumento da folha.
- Mudança de atividade ou abertura de nova linha de serviço.
- Alteração na legislação, como a reforma tributária e a majoração do Presumido.
Como o regime é escolhido, em regra, no início do ano-calendário, o melhor momento para a análise é o último trimestre. Fazer a simulação em novembro dá tempo de decidir e de cumprir os prazos de opção em janeiro.
A análise deve usar números reais dos últimos 12 meses e projeção para o ano seguinte. Comparar regimes com base na receita de um mês isolado produz conclusões frágeis.
Conclusão
Não existe regime melhor em abstrato. Existe o regime que gera a menor carga lícita para uma empresa específica, em um momento específico, e essa conclusão muda quando a empresa cresce, contrata ou muda de cliente. A pergunta certa não é “qual regime é mais barato”, e sim “qual regime cabe no meu faturamento, na minha folha e nos meus planos para os próximos 12 meses”. Para responder, só com número real.
Sobre o autor. Felipe Cavalcante é contador (CRC/MT 022281) e fundador da Estratech Contabilidade Estratégica, em Confresa, MT. Este texto tem caráter informativo, reflete a legislação vigente na data de publicação e não substitui a análise do caso concreto.