Notas fiscais na reforma tributária: campos de IBS e CBS e como preparar a empresa

Entre todas as mudanças da reforma tributária, a nota fiscal é a que a empresa sente primeiro. Antes de mudar alíquota ou regra de crédito, o que muda é o documento: novos campos, novas validações, novos códigos de classificação. Em 2026, ano de teste, o emissor de notas virou o principal ponto de atenção para quem não está no Simples Nacional.

O que a lei exige

A Lei Complementar 214/2025, no art. 348, prevê que, em 2026, os documentos fiscais devem destacar IBS e CBS nas alíquotas de teste de 0,1% e 0,9%. Segundo comunicados conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS, a obrigação alcança os documentos fiscais eletrônicos em geral, como a NF-e, a NFC-e, a NFS-e e outros. Para as empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, a obrigação legal vale desde 1º de janeiro de 2026.

Empresas do Simples Nacional não estão sujeitas às alíquotas de teste de 2026, mas o emissor de nota pode apresentar campos novos e a empresa precisa acompanhar as regras aplicáveis ao seu regime.

Obrigação legal e validação técnica são coisas diferentes

Um ponto que gera confusão: a obrigação de preencher os campos e a regra técnica que rejeita a nota sem eles têm cronogramas diferentes.

• Obrigação legal: vale desde 2026 para as empresas obrigadas, e a falta de preenchimento é descumprimento de obrigação acessória.
• Validação técnica: é definida em notas técnicas e atos conjuntos, que determinam a partir de quando o sistema da Sefaz ou da prefeitura rejeita automaticamente a nota sem os campos. Esses prazos foram ajustados ao longo de 2026, e as fontes divergem quanto às datas exatas, por isso o cronograma deve ser conferido nas notas técnicas atuais do Portal da NF-e e da NFS-e nacional.

Também houve um período inicial de dispensa de penalidades relacionadas às novas obrigações acessórias, vinculado à data de publicação do regulamento. A empresa não deve contar com a continuidade dessa tolerância.

O que muda no documento

A nota fiscal passa a ter, em cada item, informações como:

• Base de cálculo de IBS e CBS.
• Alíquota aplicada e valor calculado de cada tributo.
• Código de situação tributária (CST) e código de classificação tributária (cClassTrib), que indicam se há redução, isenção, diferimento ou outro tratamento.
• Totalizadores por documento.

Na prática, a classificação correta do produto (NCM) ou do serviço (NBS) passa a influenciar diretamente o cálculo e o crédito do cliente. Um erro de classificação pode gerar tributação indevida e crédito incorreto na ponta.

Por que a nota passa a importar mais

Com a não cumulatividade ampla, o crédito do comprador depende do que o fornecedor destacou. Se a nota sai com informação errada:

• O comprador pode perder crédito ou aproveitá-lo de forma incorreta.
• O vendedor pode ser cobrado pela diferença, com multa e juros.
• A relação comercial pode ser afetada, porque grandes compradores já exigem notas corretas de seus fornecedores.

Em resumo, a nota deixa de ser apenas comprovação da venda e passa a ser a base do crédito de toda a cadeia.

Checklist para o sistema emissor

1. Confirmar a versão do sistema: o fornecedor do emissor deve informar se a versão atual contempla os campos de IBS e CBS e a nota técnica vigente.
2. Testar a emissão em ambiente de homologação, quando disponível, antes de depender dela na rotina.
3. Revisar o cadastro de produtos e serviços, com NCM, NBS, CST e cClassTrib corretos.
4. Validar o cadastro de clientes, com CNPJ, regime e endereço atualizados.
5. Conferir o tratamento de operações especiais: devolução, remessa, serviço com retenção, venda a consumidor final e exportação.
6. Treinar a equipe que emite notas e a que concilia o financeiro.
7. Guardar os XMLs e manter rotina de conferência entre notas emitidas e declaradas.

Para empresas que emitem NFS-e

A NFS-e nacional vem sendo adotada em muitos municípios, e as notas técnicas do Comitê Gestor da NFS-e e do Encat definem o momento em que a ausência dos campos de IBS e CBS passa a gerar rejeição. Quem emite pelo portal do município deve conferir se a plataforma já foi atualizada, e quem usa sistema próprio deve confirmar com o fornecedor.

Para empresas do Simples Nacional

Mesmo sem as alíquotas de teste em 2026, as empresas do Simples precisam acompanhar o tema por dois motivos:

1. A partir de 2027, o regime tem regras específicas para IBS e CBS, incluindo a opção pelo regime regular, tema tratado em outro artigo deste blog.
2. Clientes que se creditam de IBS e CBS passarão a exigir notas com informações corretas dos fornecedores do Simples.

O que acontece se a empresa ignorar o assunto

• Rejeição de notas, com atraso no faturamento e na entrega ao cliente.
• Multa por descumprimento de obrigação acessória, quando a exigência estiver plenamente vigente.
• Perda de competitividade, porque o cliente pode migrar para fornecedor com documentação mais confiável.
• Retrabalho: corrigir notas com erro de classificação exige cancelamento, carta de correção ou emissão complementar, conforme o caso.

Como preparar o cadastro de produtos e serviços para as novas notas

As notas fiscais passam a trazer campos novos para IBS e CBS. O ponto de partida do ajuste não é o sistema emissor, e sim o cadastro de produtos e serviços que alimenta a nota. Quatro providências ajudam:

• Revise a classificação de cada item: NCM nos produtos e código de serviço nos serviços.
• Localize itens cadastrados de forma genérica, como “diversos” ou “serviços prestados”.
• Confirme com o contador a situação tributária de cada item, porque os regimes diferenciados dependem da descrição correta.
• Peça ao fornecedor do sistema emissor o calendário de atualização e, quando houver, teste em ambiente de homologação.

Nas compras, a nota do fornecedor ganha importância porque o crédito depende do imposto destacado. Notas com cadastro errado ou incompleto podem dificultar o aproveitamento do crédito, então vale cobrar dos fornecedores principais o documento fiscal correto desde já.

Uma prática simples é começar pelos vinte itens ou serviços que mais faturam e conferir a classificação deles primeiro. Em muitas empresas, esses itens concentram a maior parte da receita e dos riscos.

Perguntas frequentes

Minha empresa precisa fazer algo em 2026? Se está no Lucro Presumido ou no Lucro Real, sim: confirmar com o fornecedor do sistema e o contador que as notas estão sendo emitidas com os campos exigidos. Se está no Simples, o foco é acompanhar o tema e se preparar para 2027.

Preciso pagar o IBS e a CBS que aparecem na nota em 2026? No ano de teste, a lei prevê compensação com PIS e Cofins, de modo que o valor destacado não gera aumento de carga, conforme as regras do ano. A forma de compensação deve ser conferida com o contador.

Meu sistema é antigo. O que faço? Pergunte ao fornecedor se há atualização prevista, e avalie a troca se não houver. Sistema sem atualização é risco operacional e fiscal.

Como fica a nota de serviço de saúde? A redução de alíquota depende do código do serviço, e a descrição na nota deve ser precisa.

Conclusão

A nota fiscal virou o centro da reforma tributária. Quem tem sistema atualizado, cadastro bem classificado e rotina de conferência sai na frente, porque os erros que antes eram mero detalhe passam a afetar crédito, preço e relacionamento comercial. O melhor momento de ajustar o emissor é agora, enquanto o ano de teste permite aprender sem o peso da carga cheia.